Se cerchi quanto costa una segretaria virtuale AI trovi cifre che vanno da 5 a 850 euro al mese. Non è che il mercato sia impazzito: è che sotto lo stesso nome commerciale convivono tre prodotti completamente diversi, e finché non capisci quale stai guardando, i prezzi non hanno senso.
Questo articolo mette in fila le tre categorie con i prezzi reali di mercato, e prova a rispondere alla domanda che conta davvero: quale ti serve. Perché la spesa sbagliata qui non è quella troppo alta — è quella fatta per la categoria sbagliata.
Le tre cose che si chiamano "segretaria virtuale"
1. Il centralino AI (risponde al telefono)
È il prodotto che occupa la prima pagina di Google per questa ricerca. Un agente vocale risponde alle chiamate al posto tuo, capisce l'italiano parlato, prende appuntamenti, filtra e smista, spesso si integra con il gestionale di studio.
Prezzi di mercato: si parte da circa 45 €/mese per i piani base. Le soluzioni verticali per studi strutturati — amministrazione condominiale, studi medici, legali — stanno tra i 300 e gli 850 €/mese, con tariffazione spesso legata al volume di chiamate.
A chi serve: a chi perde clienti perché il telefono squilla a vuoto. Se la tua attività vive di chiamate in entrata — ambulatori, officine, studi con molti appuntamenti — è la categoria giusta e il prezzo è giustificato.
2. Il segretariato remoto (una persona vera, da remoto)
Una persona in carne e ossa che lavora per te a distanza: gestisce email, agenda, chiamate, pratiche. Non è AI, è outsourcing.
Prezzi di mercato: tra 200 e 500 €/mese per pacchetti a ore, con tariffe orarie che salgono per attività specialistiche. Il limite è strutturale: ha un orario. Fuori da quello, non c'è nessuno.
A chi serve: a chi ha bisogno di giudizio umano su pratiche non standardizzabili. Nessuna AI oggi gestisce un contenzioso con un fornitore o una trattativa delicata.
3. L'assistente AI testuale (lavora nelle tue chat)
Un assistente che vive dentro WhatsApp o Telegram e lavora sul testo: legge e scrive email, gestisce il calendario, riassume documenti e PDF, prende note, manda promemoria. Non risponde al telefono.
Prezzi di mercato: la fascia più bassa, tipicamente tra 5 e 30 €/mese. È un prodotto software puro, senza costi di minuti telefonici, e il prezzo lo riflette.
A chi serve: a chi non ha un problema di chiamate perse, ma di email arretrate, appuntamenti da fissare via messaggio e documenti da leggere. Cioè alla maggior parte dei liberi professionisti e delle microimprese.
Il confronto, in una tabella
| Centralino AI | Segretariato remoto | Assistente testuale | |
|---|---|---|---|
| Costo mensile | 45 – 850 € | 200 – 500 € | 5 – 30 € |
| Costo annuo indicativo | 540 – 10.200 € | 2.400 – 6.000 € | 60 – 360 € |
| Risponde al telefono | Sì | Sì, in orario | No |
| Gestisce email | Limitato | Sì | Sì |
| Disponibilità | 24/7 | Orario d'ufficio | 24/7 |
| Capisce contesto complesso | Parziale | Sì | Parziale |
| Tempo di attivazione | Giorni/settimane | Giorni | Minuti |
Per riferimento: una segretaria assunta full time costa tra i 25.000 e i 32.000 € lordi l'anno, che diventano circa 1.800 – 2.700 € al mese di costo aziendale reale. È il termine di paragone da cui parte tutto il settore — spesso in modo un po' furbo, perché mette a confronto cose che non fanno le stesse cose.
Quale ti serve davvero
La domanda utile non è "quanto costa" ma "cosa sto perdendo adesso". Tre casi:
Perdi chiamate. Il telefono squilla mentre sei con un cliente e chi chiama passa al concorrente. Ti serve un centralino AI, e i 45-300 €/mese si ripagano con due clienti recuperati.
Perdi tempo su cose ripetitive. Le email si accumulano, gli appuntamenti li fissi a mano via WhatsApp, i documenti li leggi la sera. Ti serve un assistente testuale, e la spesa è marginale.
Perdi lucidità su pratiche complesse. Serve qualcuno che decida, non che esegua. Ti serve una persona, remota o interna.
Molti pagano la prima categoria avendo il secondo problema. È l'errore più costoso di questo mercato: un centralino AI a 300 €/mese non ti svuota la casella di posta.
Come scegliere senza sbagliare spesa
Quattro passaggi, mezz'ora scarsa.
- Conta cosa perdi, per una settimana. Segna quante chiamate non hai risposto e quante ore hai passato su email e appuntamenti. Non stimare a memoria: quasi tutti sovrastimano le chiamate perse e sottostimano le ore su attività di testo.
- Scegli la categoria in base al numero più grande. Se prevalgono le chiamate, centralino. Se prevale il tempo su email e messaggi, assistente testuale. Se il problema è decidere, una persona.
- Verifica l'integrazione prima del prezzo. Un centralino che non si collega al tuo gestionale ti fa risparmiare meno di quanto costa. Un assistente che non legge la tua casella di posta è un giocattolo. Chiedi la lista delle integrazioni supportate prima di guardare i piani.
- Parti dal piano più basso e sali dopo. Quasi tutti i fornitori spingono verso pacchetti annuali con sconto. Il primo mese serve a capire se lo strumento entra davvero nella tua giornata: la stragrande maggioranza degli abbonamenti abbandonati viene sottoscritta con troppo entusiasmo il primo giorno.
I costi che non vedi nel listino
Tre voci che nei confronti online mancano quasi sempre:
L'attivazione. I centralini AI richiedono configurazione: numero, flussi di risposta, integrazione col gestionale. Alcuni fornitori la includono, altri la fatturano a parte. Chiedi esplicitamente.
Il consumo oltre soglia. Molti piani telefonici AI hanno un tetto di minuti o chiamate. Superarlo costa, e il costo marginale è dove i preventivi diventano imprevedibili.
Il tempo tuo. Vale per tutte le categorie: uno strumento che richiede due ore di configurazione a settimana non sta risparmiando nulla. È il motivo per cui l'assistente che vive dentro WhatsApp ha un vantaggio strutturale — non c'è niente da imparare, scrivi e basta.
Dove ci collochiamo
Full disclosure: Insieme.AI è il nostro prodotto e appartiene alla terza categoria. Lo diciamo chiaramente perché la confusione tra categorie è il problema principale di questo mercato, e non vogliamo alimentarla.
Insieme.AI non risponde al telefono. Se il tuo problema sono le chiamate perse, ti serve un centralino AI e uno dei fornitori citati sopra farà un lavoro migliore del nostro.
Quello che facciamo è il resto: Clara e Alex, i due companion professionali, lavorano dentro WhatsApp o Telegram su email, calendario, documenti, note e promemoria. Leggono la tua casella di posta e ti preparano le risposte, fissano appuntamenti controllando i conflitti in agenda, riassumono un PDF di trenta pagine mentre sei in treno.
Il piano gratuito non chiede la carta di credito; i piani a pagamento partono da 4,99 €/mese. Il dettaglio è in Prezzi, la panoramica per chi lavora in proprio in AI per aziende.
Se vuoi approfondire prima di decidere, abbiamo scritto due articoli complementari a questo: quando conviene davvero, con i conti sul ritorno dell'investimento, e cosa fa e come funziona, sul funzionamento concreto.
FAQ
Quanto costa in media una segretaria virtuale AI?
Dipende dalla categoria. Un centralino AI che risponde al telefono va dai 45 agli 850 €/mese secondo volumi e verticale. Un assistente AI testuale che lavora su email, calendario e documenti sta tra i 5 e i 30 €/mese. Sono prodotti diversi con lo stesso nome commerciale.
Conviene rispetto a una segretaria assunta?
Sul costo puro non c'è confronto: una segretaria full time costa 25.000-32.000 € lordi l'anno. Ma non fa le stesse cose. L'AI copre bene le attività ripetitive e standardizzabili; non copre il giudizio, la relazione con i clienti difficili e le eccezioni. Il confronto onesto è tra AI e tempo tuo, non tra AI e persona.
Un assistente AI può fissare appuntamenti al posto mio?
Sì, se ha accesso al calendario. Un assistente testuale lo fa via chat controllando le sovrapposizioni; un centralino AI lo fa al telefono con chi chiama. La differenza è il canale da cui arriva la richiesta.
Ci sono soluzioni gratuite?
Nella categoria testuale sì: diversi servizi hanno un piano gratuito con un tetto di messaggi mensili, sufficiente per capire se lo strumento serve. Nei centralini AI il gratuito non esiste, perché ogni chiamata ha un costo vivo per il fornitore.
Quanto tempo serve per attivarla?
Un assistente testuale è operativo in pochi minuti: registrazione e collegamento della chat. Un centralino AI richiede da qualche giorno a qualche settimana, tra numero, configurazione dei flussi e integrazione con il gestionale.
Funziona anche se non sono pratico di tecnologia?
Per la categoria testuale, sì: se sai usare WhatsApp sai già usarla, perché scrivi in italiano normale senza comandi da imparare. I centralini AI richiedono più configurazione iniziale, di solito assistita dal fornitore.
